Ngoài chủ đề, nội dung tốt là điều đầu tiên và tất yếu phải có, thì công tác chuẩn bị, công tác tổ chức là yếu tố cực kỳ quan trọng, thậm chí quyết định đến thành bại của hội thảo.

Sáng ngày 26/5 là một buổi hội thảo chật chội và nhộn nhịp ở khách sạn NewWorld. Bốn cuộc event diễn ra cùng lúc khiến cho tầng 2 của khách sạn đông nghẹt. Đông đúc nhất, gần như chiếm lĩnh trọn tầng 2 của khách sạn, là cuộc hội thảo và triển lãm “Đầu tư tài chính châu Á”. Người ta đi lại, chen lấn như thời xem chiếu phim ở bãi công cộng.

Theo đánh giá của một chuyên gia phân tích và tổ chức sự kiện, sở dĩ cuộc hội thảo này thu hút người đến đông đúc, ngoài nội dung đáp ứng một cách sát sườn nhu cầu hiện tại, nhà tổ chức là Tập đoàn NextVIEW đã có nhiều cách khiến người ta không thể không đến.

Khác với các cuộc hội thảo khác, nhà tổ chức không kêu gọi doanh nghiệp đóng tiền tham gia, mà chỉ mời một số nhà tài trợ, phần còn lại bán vé tự do.

Như vậy, ý nghĩ nào bất lợi cũng bị loại bỏ: Nếu miễn phí, có khi người ta cho rằng hội thảo không giá trị;  vì thế việc bán vé đã đạt được 2 mục đích: Tạo cho đại biểu dự khán ý nghĩ đây là một hoạt động giá trị, phải bỏ tiền ra “mua” mới được dự, thứ hai là việc bán vé sẽ tạo điều kiện để tất cả mọi người đều được tham gia. Với các cuộc hội thảo khác, thành phần đại biểu đều được lựa chọn và gửi thư mời. Mà thư mời thì chắc chắn không ai gửi cho một người dân bình thường. Trong khi đó, người được mời có khi lại là khách bất đắc dĩ. Hiện nay, lực lượng nhà đầu tư tham gia vào thị trường chứng khoán đông đảo và đủ mọi thành phần. Trong đó mặc dù góp phần vốn trên thị trường không lớn, nhưng số lượng nhà đầu tư nhỏ lẻ, bình dân lại là một lực lượng rất lớn. Bởi vậy, việc bán vé đã tạo ra cơ hội cho tất cả mọi người, không kể doanh nghiệp hay dân lao động, tổ chức hay cá nhân. Cách làm này đã tạo ra hiệu quả  lớn. Trong hai ngày diễn ra hội thảo, người đến tham dự rất đông đảo, chật kín cả các khán phòng.

Chưa thấy cuộc hội thảo nào diễn ra trong 2 ngày, nhưng đến giờ chót lượng khách vẫn đông như buổi đầu tiên. Điều này, ngoài lý giải là nội dung hội thảo đã chọn đúng điều mà người nghe đang cần, còn có sự đóng góp rất lớn của công tác tổ chức. Với phương thức bán vé của ban tổ chức, người đến dự có thể chọn những đề tài mình cần, và vì vậy những nội dung không quan tâm thì không cần thiết phải đến, chỗ sẽ được nhường cho người khác mua vé tham dự. Vì vậy đến giờ chót, cả 3 phòng hội thảo vẫn chật kín người tham gia, phải đứng nghe vì không đủ ghế ngồi.

Chính việc chia nhỏ các chủ đề và tổ chức cùng lúc ở 3 khán phòng cũng giúp người nghe có quyền lựa chọn và tiết kiếm thời gian. Nếu tập trung tất cả vào một phòng hội thảo ngoài việc không đủ thời gian trong 2 ngày tổ chức, còn bị một nhược điểm là buộc đại biểu phải nghe những chủ đề không quan tâm, mất thời gian chờ đợi chủ đề tiếp theo. Và việc chia nhỏ ra nhiều khán phòng giúp cho đại biểu tham dự có điều kiện trao đổi nhiều hơn với cử tọa và nhà diễn thuyết.

Chương trình tổ chức 2 hình thức kết hợp, là hội thảo và triển lãm. Đây cũng là một bài toán cho ban tổ chức, bởi nếu dự hội thảo thì không thể xem triển lãm, và nếu xem triển lãm thì bỏ qua hội thảo. Chỉ bằng một giải pháp nhỏ của nhà tổ chức, mà khách dự được tham gia cả hai loại hình: đó là con đường đi vào hội thảo được thiết kế đi qua gian triển lãm. Người đại biểu đi qua khu vực này mới vào được hội thảo. Nhà tổ chức phải có cái nhìn tinh tế đến từng chi tiết mới có thể đưa ra được những giải pháp cặn kẽ đến như vậy.

Mới đây NextVIEW đã có cuộc ký kết với TTGDCK TP.HCM về việc đưa hình ảnh thị trường chứng khoán Việt Nam ra nước ngoài, và đây là một trong những nội dung cụ thể hóa chương trình hành động và có thể nói là thành công.

Cách đưa hình ảnh thị trường tài chính, thị trường chứng khoán Việt Nam ra thế giới nhưng không cần đi ra bên ngoài, là tập đoàn này đã mời trên dưới 20 chuyên gia về lĩnh vực tài chính trên khắp thế giới đến thuyết trình tại hội thảo. Như vậy cùng một lúc nhà tổ chức đã tạo ra cuộc giao lưu rộng khắp, Việt Nam có thể tham khảo những đặc điểm của các nước trên thế giới, ngược lại nhiều nước cũng có cơ hội tìm hiểu, nghiên cứu thị trường Việt Nam.

Chỉ một cuộc hội thảo những nhà tổ chức đã lập hẳn một website, đưa toàn bộ nội dung lên, bằng cả hai ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt. Cách làm này ngoài việc giúp khách tham dự có điều kiện chọn lựa nội dung, còn có tác dụng nâng sự kiện lên một tầm quy mô, bài bản.

TP.HCM là nơi hàng ngày vẫn diễn ra nhiều cuộc hội thảo. Không thể phủ nhận đóng góp của những hoạt động này thời gian qua, tuy nhiên tổ chức một cách khoa học, có phương pháp để tạo một bầu không khí hưng phấn thu hút khách tham gia, phát huy tốt hơn loại hình hoạt động này thì chưa mấy ai chú ý tới. Vậy nên cách làm việc của nước người như thế cũng đáng để học hỏi.